Az Excel rendkívül sokszínű program, melynek ismerete bárki életét megkönnyítheti. Az egyedi diétás kalkulátor készítésétől a receptes adatbázison át a befektetések nyomon követéséig az Excel rengeteg felhasználást tesz lehetővé. E-gyorstalpaló sorozatunk 3. részében bemutatjuk, milyen sok területen segíthet az Excel. Továbbá ismertetjük a legfontosabb Excel-képletek listáját is!

Az Excel valódi svájci bicska az informatikában

Az Excel a Microsoft által fejlesztett táblázatkezelő szoftver, amely a hozzáértők kezében olyan sokoldalú, mint egy jó svájci bicska. Egyik legnagyobb előnye, hogy az időigényes, gyakran bonyolult számításokat is pillanatokon belül elkészíthetjük a segítségével, a végeredményt pedig másokkal is megoszthatjuk, akár különféle fájlformátumokban is.

Válogathatunk előre elkészített sablonok között, amelyek megkönnyítik és átláthatóbbá teszik a digitális listakészítést, a napi/heti feladatok nyomon követését, a személyes pénzügyek kezelését, a családi kassza vagy a munkaidő-nyilvántartás felügyeletét.

Nem utolsósorban szükségünk lehet arra, hogy egy digitális felületen látható adatsort le tudjunk tölteni a gépünkre szerkesztés vagy szűrés céljából – ekkor is szinte mindig az Excel lesz a kézenfekvő megoldás.

Ha egyszer megtapasztaljuk azt a kényelmet, amelyet az Excel nyújt, örökre búcsút mondunk majd a hagyományos számológépes megoldásoknak. Következzen pár példa az Excel-képlet használatára!

Munkahelyi jelentések készítése

Egy munkahelyen a menedzserek, vezetők gyakran elvárják a havi, féléves és éves riportok készítését, különösen azoktól, akik magas beosztásban dolgoznak. Itt a legkülönfélébb munkahelyi jelentésekre gondolhatunk, például

• éves marketing-költségvetéssel,
• új projekttel, beruházással,
• munkavállalói hatékonyság- és teljesítményméréssel,
• napi munkaóra-beosztással,
• éves pénzügyi tervezettel,
• beszerzéssel, logisztikával,
• vagy értékesítéssel összefüggő riportokra.

Az Excel segítségével a munkahelyi jelentések készítése könnyen és gyorsan megoldható a beépített sablonoknak és képleteknek köszönhetően. Az egészen minimalista adattáblázatoktól a grafikonokkal díszített, összetettebb üzleti jelentésekig mindenféle készíthető, rajtunk múlik, hogy mit hozunk ki a programból.

Személyes pénzügyek követése

A személyes pénzügyek követése elengedhetetlen ahhoz, hogy tudatosabban bánjunk az anyagiakkal a mindennapok során. Ha szeretnénk növelni a megtakarításainkat, csökkenteni a felesleges kiadásokat és összességében jobban beosztani a pénzünket, meg kell ismernünk saját költekezési szokásainkat, illetve folyamatosan vezetnünk kell a bevételeinket és a kiadásainkat.

Ma már mindezt nem szükséges kockás papírlapon megtennünk, az Excel ugyanis kényelmes megoldást nyújt erre a feladatra is.

Egészségügyi adatok nyomon követése

Az Excel-képletek kreatív felhasználásával akár egészségügyi adatokat is nyomon követhetünk. Ez segíthet abban, hogy tudatosan, valós adatokra támaszkodva változtassunk életviteli szokásainkon. Íme néhány példa!

• Súlynapló: ha most vágunk bele egy diétába, vagy csak komolyabban sportolunk, és szeretnénk számszerű adatokat látni a súlyunk alakulásáról, az Excel különösen hasznos lehet. A mérések dátumát, illetve a mérlegen látható súlyt rendszeresen feljegyezhetjük egy-egy oszlop üres cellájába, így folyamatosan látjuk, hogy éppen csökkent vagy nőtt-e a testtömegünk.
• Vérnyomásnapló: fiatalabb és idősebb korban is szükség lehet a vérnyomás mérésére. Excellel készíthetünk vérnyomásnaplót is, amelyben rendszeresen – akár naponta többször – feljegyezhetjük a kapott eredményeket. Így, amikor ellátogatunk az orvoshoz, és megmutathatjuk neki a táblázatot, ő könnyebben alkothat diagnózist a hiteles, múltbéli adatok nyomán.
• Hangulatnapló: akár hangulatnaplót is készíthetünk, amellyel könnyebben megállapítjuk, érint-e minket gyakori hangulatingadozás. Hónapokra visszamenőleg megnézhetjük, milyen érzések jellemeztek minket, így kirajzolódhatnak akár minták is, melyek lelki betegségeket jelezhetnek.

Határidőnapló

Az Excelben beépített határidőnaplót és feladatlistát is találhatunk, amelyeket kényelmesen használhatunk a napi, heti és havi feladatok lebontására. Az egyes feladattípusokat, például amelyek a tanulmányainkhoz, házi munkához, a napi rutinunkhoz, hobbinkhoz vagy különleges eseményekhez kötődnek, különböző színes cellákba feljegyezhetjük, így mindig naprakészek leszünk, mert könnyebben átlátjuk, mikor, hol, mi vár ránk.

Ennek a digitális határidő-naplózásnak nagy előnye, hogy több eszközről is hozzáférhetünk, illetve, ha módosítanunk kell valamit, pillanatok alatt megtehetjük. A cellák tartalmát azonnal törölhetjük, beszúrhatunk, másolhatunk dolgokat, nem úgy, mint a papíralapú naptárak esetében. A kész határidőnaplót akár az ismerőseinkkel is megoszthatjuk, így ők is könnyebben tudnak tervezni, akár közös programok esetén.

Kalkulátorok

Az Excel-képletek segítségével könnyen létrehozhatunk egyedi kalkulátorokat is, melyekkel megkönnyíthetjük a hétköznapjainkat. Segítségükkel pillanatok alatt kiszámolhatunk összetettebb adatokat. Készíthetünk például:

• üzemanyag-kalkulátort,
• diétás vagy más speciális étrend kalkulátort,
• egyedi edzéstervet,
• pénzügyi kalkulátort (pl. hiteligényléshez, megtakarításhoz),
• bérkalkulátort,
• árajánlat kalkulátort és
• recept összetevő mennyiség kalkulátor.

A kalkulátorok legnagyobb előnye, hogy az automatizáció révén időt spórolhatunk. Összetettebb számításokat is gyorsan elvégezhetünk, legtöbbször pedig csak alapvető képletekre, számításokra van szükségünk a kalkulátorhoz. A szorzat, hányados, különbség és összeg az a négy számolás, amelyre a leggyakrabban szükség van.

Természetesen az Excel-képletek nyújtotta előnyök nem állnak meg itt, a lista hosszan folytatható lenne.

A legfontosabb Excel-képletek magyarul és angolul

Az alábbiakban összegyűjtöttük a leggyakrabban használt Excel-képleteket magyarul és angolul, melyek bárkinek jól jöhetnek a mindennapok során.

=SZUM függvény (=SUM)

A leggyakrabban használt függvény a SZUM (angolul =SUM), amely egy összegfüggvény. Ennek segítségével cellaértékeket adhatunk össze.

Például az =SZUM(A1:A10) tartomány összeadásával az A oszlop 1-10 sorát adhatjuk össze.

=ÁTLAG függvény (=AVERAGE)

Az ÁTLAG függvény (angolul =AVERAGE) segítségével adott cellatartomány átlagát számolhatjuk ki.

Például, tegyük fel, hogy vezettük, hogy mennyi az éhgyomri vércukorszintünk, és szeretnénk megtudni, hogy egy adott időszakban mennyi volt az átlag érték. Ehhez tökéletes lehet az ÁTLAG függvény.

=DARAB és =DARAB2 függvény (=COUNT és =COUNT2)

A DARAB függvény, angolul =COUNT (mint ,,számlál”) a cellaelemek megszámlálására szolgál. A képlet megmondja, hogy a kijelölt tartomány hány olyan cellát tartalmaz, amelyben van szám.

Például, az =DARAB(A1:A10) képlettel az eredmény 10 lesz, amennyiben minden cellában van számérték.

A DARAB2 abban segít, hogy ne csak azokat a cellákat tudjuk megszámolni, amelyekben szám van, hanem azokat is, amelyekben bármilyen adat szerepel.

Tehát, ha például az A1:A10 tartományban van 6 cella, amelyben szám van; 3 cella, amelyben szöveg; és 1 cella, amely üres, akkor

• az =DARAB(A1:A10) képlettel az eredmény 6 lesz,
• az =DARAB2(A1:A10) képlettel az eredmény 9 lesz.

=HA függvény (=IF)

A HA (angolul =IF) függvénynek akkor vehetjük hasznát, amikor logikai összehasonlításokat szeretnénk végezni egy elvárt és valós érték között. A függvény használatakor sorrendben a következőket kell megadni:

• Melyik cella kapcsán milyen logikai összefüggést vizsgálunk?
• Mit adjon vissza a függvény, ha a logikai összefüggés igaz a cellára?
• Mit adjon vissza, ha nem igaz?

Például az =HA(A10=”Igen”,1,2) a következőt jelenti:

• ha A10 cellában “Igen” szerepel, akkor 1-et,
• ellenkező esetben 2 értéket ad vissza.

=KERES függvény (=LOOKUP)

A KERES függvény (angolul =LOOKUP) egy keresési és hivatkozási típusú függvény, melynek segítségével egy adott sorban vagy oszlopban kereshetünk meg gyorsan egy elemet.

Például, tegyük fel, hogy van egy termékadatbázisunk, amely tartalmaz cikkszámokat (A oszlop), termékneveket (B oszlop), árakat (C oszlop) és készleti elérhetőséget (D oszlop). Ismerjük a cikkszámot, de szükségünk van a hozzá kapcsolódó árra egy számolás elvégzéséhez. Ez esetben a KERES függvénnyel a megadott cikkszámmal megkapjuk a termék árát.

=FKERES és =VKERES függvény (=VLOOKUP és =HLOOKUP)

A KERES függvényhez képest sokkal praktikusabb használnunk valamelyik alverzióját, mivel az nemcsak egy-egy sorban vagy oszlopban tud keresni, hanem egy egész tömbben.

Az FKERES függvénnyel (angolul =VLOOKUP) soronként kereshetünk egy adattáblában. Például kereshetünk egyedi termékazonosító alapján árakat, vagy TB szám alapján a munkavállaló születési évét.

A függvény használatakor sorrendben a következőket kell megadni:

• A megadott tömb első oszlopában keresett érték, amelyhez párosított adatot szeretnénk kinyerni.
• A tömb, amelyben keresni szeretnénk – fontos, hogy úgy legyen a tömb kialakítva, hogy annak első oszlopában szerepeljen a keresett érték.
• Hányadik oszlop tartalmát szeretnénk megkapni a keresett értékhez kapcsolódóan?
• Pontos egyezéssel szeretnénk keresni, amikor mindegy, hogy a tömbben milyen sorrendben vannak az értékek (1), vagy fontos, hogy megfelelő sorrendben legyenek a tömb értékei, és az alapján találjuk meg a párosított adatot (2)? Az esetek jelentős többségében nem is érdemes mérlegelni, a pontos egyezést (1) érdemes választani.

Például az =FKERES(alma, A1:B10, 2, 1) az A1:A10 tartományban megkeresi a legelső alma értéket, és kiírja az ugyanabban a sorban található értéket a B oszlopból.

Az =VKERES függvény ugyanezen elven működik, csak az 1. sorban keresi meg a keresett értéket, és az ugyanabban az oszlopban található értéket írja ki.

=MIN függvény (=MIN)

A MIN függvény (angolul =MIN) segítségével egy oszlop vagy egy sor, vagy egy tömb adathalmazából keressük meg azt, amely számszerűen a legkisebb.

A oszlop
2
5
7
10
20
3
100
60
25
40

 

Például, =MIN(A1:A10) képlet megadása esetén az A oszlop legkisebb számát kapjuk meg, vagyis a táblázatban ez a 2 lesz az A1-es cellában.

=MAX függvény (=MAX)

A MAX függvény (angolul =MAX) segítségével egy adathalmazból keressük meg azt, amely számszerűen a legnagyobb.

A oszlop
2
5
7
10
20
3
100
60
25
40

Például, =MAX(A1:A10) képlet megadása esetén az A oszlop legnagyobb számát kapjuk meg, amely a táblázatban az A7-es cellában szereplő 100 lesz.

Természetesen az Excel-képletek listája ennél sokkal hosszabb, hiszen több mint 450 függvény érhető el a programban, amelyet rengeteg módon kombinálhatunk. A fenti lista azonban kiváló kezdés!

Gyakori kérdések és válaszok

Mennyire bonyolult az Excel-képletek használata?

Az Excel-képletek használata elsőre megterhelőnek, sőt akár riasztónak is tűnhet. Azonban némi gyakorlást követően egyszerűen megérthető a program használata, és idővel a komplexebb Excel-függvények alkalmazása is gyerekjátékká válik.

Hogy lehetséges az Excel-képletek másolása?

Excel-képletek másolására több lehetőség is rendelkezésre áll, attól függően, hogy mi a célunk – szeretnénk a képletet érintetlenül másolni, vagy az új cella helyét is szeretnénk figyelembe venni. A legegyszerűbb az alábbi lépések követése, ha szeretnénk figyelembe venni az új cella helyét is:

• Jobb kattintást követően válaszd ki a „Másolás” opciót!
• Majd kattints arra a cellára, ahova szeretnéd beilleszteni!
• Ezt követően végezz ismét jobb kattintást, és válaszd a „Beillesztés” lehetőséget!

A művelet elvégezhető gyorsbillentyűvel is: Windows esetén a másolás CTRL+C, míg Mac esetén CMD+C. A beillesztés Windows esetén CTRL+V, míg Mac esetén CMD+V.

Ez esetben például ha az A11 cellában használtuk az =SZUM(A1:A10) függvényt, a fenti módszerrel a B11 cellába másolva a képletet ez kerül beillesztésre: =SZUM(B1:B10).

Mit jelent az Excel-képletek rögzítése?

Azt szeretnéd, hogy ne mozduljon el a hivatkozás? Akkor kövesd az alábbi lépéseket.

Excel-képletek rögzítése:

• Jelöld ki a cellát, ahol szeretnéd fixálni a hivatkozást!
• Ezt követően nyomd meg az F4 gombot!
• Ekkor láthatod, hogy a hivatkozás megváltozott, és dollárjelek ($) jelentek meg, például: “=SUM($A$1:$A$10)”.
• A hivatkozás azon része, ahol a dollárjel szerepel, fixált vagy más szóval rögzített. Így amennyiben átmásolod a képletet, akkor sem változik a hivatkozás.

Az is számít, hogy hova került pontosan a dollárjel. Az alábbi lehetőségeket különböztetjük meg:

• A1 – relatív hivatkozás, nincs rögzítve
• $A$1 – abszolút hivatkozás, az oszlop és a sor is rögzített
• A$1 – vegyes hivatkozás, csak a sor rögzített
• $A1 – vegyes hivatkozás csak az oszlop rögzített

Ez esetben az előbbi példát tekintve, a B11 cellába is az =SZUM($A$1:$A$10) képlet kerül.

Az Excel-képletek nem működnek. Mit tegyek?

Ilyenkor gyakran az okozza a problémát, hogy a „Számolási beállítások” opciónál, amely a felső menüsávban található, kikapcsolódott az „Automatikus” számolás.

Hol található az Excel-függvények listája?

Az Excel-függvények mindegyike megtalálható a táblázatkezelő szoftverben, így nem kell mindegyiket memorizálni. A képletszerkesztő-sávban, amely a menüsor és a táblázat között található, kattints az fx gombra az Excel-függvények megtekintéséhez.

Kinek van szüksége az Excel-függvények használatára?

Az Excel-függvények használata olyan alapvető informatikai ismeret, amely szinte mindenki számára hasznos és szükséges lehet. Még akkor is érdemes alapszinten ismerni a programot, ha nem IT területen dolgozol.

Személyre szabott digitális készségfejlesztő tananyagot keresel a szervezetednek?

Hasznosnak találtad a cikkünket? A digitális készségek (mint a Microsoft Excel használatának) fejlesztése az élet minden területén hasznos lehet. Ha szeretnéd e-learning-tananyagokkal segíteni szervezeted digitális készségének fejlődését, akkor jelentkezz díjmentes e-learning-képzésünkre! A jelentkezés teljesen kockázatmentes, hiszen semmilyen kötelezettséggel nem jár. A tananyag önálló tanulással, a saját időbeosztásod szerint, bárhonnan elvégezhető. A kurzusok teljesítése körülbelül 4 órát vesz igénybe. A határidőig sikeres vizsgát tevők hivatalos felnőttképzési tanúsítványt kapnak!

Jelentkezés a digitális kompetenciafejlesztő képzésre!