Egy képzésszervező rendszer használata nem csak a köznevelési intézményekben szükséges, hanem egy cég életében is. A képzések szervezése pedig – a szervezet méretétől függően – óriási feladat lehet, hiszen számos kérdést figyelembe kell vennünk.

• Kiket kell képezni, továbbképezni?
• Mik a jártasságok, hiányosságok?
• Milyen képzés szükséges a hiányosságok pótlására?
• Milyen a képzésben résztvevő képzési előélete, milyen képzéseket végzett?
• Milyen eredménnyel?
• Ki hogy áll a képzéseivel?

Egy vállalatnak szükséges egy stratégia, hogy hatékonyan és célzottan tudja erősíteni az alkalmazottak soft és hard skill-jeit

 – ez szükséges ahhoz, hogy fejlődjön a teljesítmény, és javuljon pl. a közhangulat. Sokan ülnek végig egy ügyfélszolgálat jellegű tréninget, miközben back officeban dolgoznak és soha nem is találkoznak az ügyfelekkel, mindezt csak azért, mert a cég egy mindenki számára kötelező tréninget szervezett.

A stratégiaalkotóknak a fenti kérdések közül csak az első hármat kell megválaszolnia. A második három már a képzésszervező rendszer feladata.

Mi az a képzésszervező rendszer?

A képzésszervező rendszerek olyan szoftverek, melyekkel egy képzés adminisztratív és operatív része is elvégezhető.

Képesnek kell lenniük bizonyos felhasználói létszám kezelésére, illetve szerepkörök és jogosultságok kiosztására.

Egy oktató általában szerkesztői és riportmegtekintői jogosultsággal rendelkezik, őt vagy a főnöke, vagy az IT vezető adhatja hozzá a rendszerhez a megfelelő szerepkörben. A képzésben résztvevők a kvázi felhasználók. 

A (jó) képzésszervező rendszer lehetővé teszi:

• a képzésekre jelentkezést (űrlappal),
• a tanulást, a releváns felületek elérését,
• oktatási anyagok megtekintését és letöltését,
• a vizsgáztatást, értékelést, visszajelzést,
• és az eredmények közlését is (nyilatkozatok, oklevelek készítése és adminisztrálása),
• a képzések közötti viszonyok kezelését (egyik elvégzése előfeltétele a másik elérésének),
• továbbá riportál, statisztikákat készít az előrehaladásról és a teljesítésekről.

Egy képzésszervező rendszeren belül nyomon követhető tehát a tanulók (kollégák) tanulási folyamata. 

Nagy előnyt jelenthet, ha a képzésszervező rendszer integrálható más szoftverekkel (pl. jelöltkezelők, ATS-ek, belső HR szoftver, iktatóprogramok), amelyből pl. munkakör, szervezeti egység és egyéb adatok elérhetők, így specifikálva bizonyos képzések tanulókhoz rendelését.

A programnak olyan funkciókat is el kell látnia, mint az

• automatikus értesítés, e-mail küldés,
• excel export,
• GY.I.K.-ek megválaszolása, elérhető helpdesk,
• multimédia-megosztás,
• programon belüli chat, levelezés,
• és persze: a GDPR-törvénynek való megfelelés.

Képzés és továbbképzés – nem csak pedagógusoknak

A képzésszervező rendszerek nem csak pedagógusoknak szólnak, bár vannak olyan kezdeményezések, mint a Komplex Alapprogram, amelyek csak az oktatási intézmények dolgozóit támogatják, igaz több fronton is: önfejlesztés, digitális érettség javítása, pedagógiai modellek elsajátítása. 

Egy képzésszervező rendszer viszont akkor igazán hatékony, ha szinte bármilyen létszámú és struktúrájú szervezetre, illetve sokrétű továbbképzési célra alkalmazható:

az onboardingtól kezdve egészen a felsővezetők továbbképzéséig. A cikkünk elején felvázolt kérdések kezelése manapság már sokkal inkább HR-es, vagy képzésszervezői feladatkör, mintsem pedagógiai, így egészen más készségeket is igényel és más feladatköröket generál.

Egy oktatásszervező feladatai

Az ilyen rendszerek alapjait, használatuk metodikáit és a célokat legtöbbször egy oktatásszervező fekteti le. Feladatai közé tartozik, hogy

• mérje a kompetenciákat, és azonosítsa a gyengeségeket,
• részt vegyen stratégiaalkotásban, legalább döntéselőkészítő szintig,
• támogassa az adminisztrációt,
• elemezze és értelmezze a statisztikákat, ezeket is figyelembe véve megalkossa a következő lépéseket,
• fenntartsa a kapcsolatfelvétel lehetőségét a résztvevők és az oktatók számára, ha segítségre szorulnának,
• gyűjtse a visszajelzéseket, folyamatosan monitorozza a folyamatok és a rendszer hatékonyságát, javaslatot tegyen a továbbfejlesztésre.

A MOODLE, a TOTARA és a SKOLL

Mi a SKOLL-nál több képzésszervező rendszer használatát támogatjuk. A két kedvencünk a MOODLE és a TOTARA, melyek korszerű e-learning modullal rendelkeznek az oktatás lebonyolításához. A TOTARA ezen felül kifejezetten nagyvállalati szféra képzésszervezésének támogatására lett kialakítva, és annak érdekében bővítik folyamatosan újabb funkciókkal. Alkalmas a szervezeti struktúra teljes leképezésére a munkakörök, szervezeti egységek és vezető-beosztott kapcsolatok kezelésén keresztül. Ezen információkat az automatikus képzéskiosztásnál, illetve a vezető specifikus riportok generálásánál is hasznosítani tudja.

Nem csak digitális, de tantermi oktatások szervezésében is segít: eseményszintű eszköz-, időpont-,  és helyszínkezelési funkcióik figyelik, hogy van-e ütközés két képzés vagy vizsgaidőpont között. Lehetséges a jelenléti ívek és várólisták kezelése is, továbbá az elégedettségmérés szervezése, akár anonim módon.

Megtetszett a MOODLE vagy a TOTARA? Vedd fel velünk a kapcsolatot!

Ha tetszett a poszt, kövesd a Facebook oldalunkat, hogy azonnal értesülj a képzések, e-learning és oktatás világával kapcsolatos hasonló cikkeinkről!

A TOTARA Learn 13 új eszközöket kínál a szervezeteknek, hogy még szorosabbra fűzzék a kapcsolatot a tanulóikkal, így e-learning, offline, vagy blended (kevert) tanulásukat magasabb szintre emelhessék. Az új főverzió magában foglalja a továbbfejlesztett szervezeti hiearchiát, a natív mobilalkalmazást, valamint a jelenléti képzéseket támogató, illetve riportolási funkciók jelentős frissítéseit is.

TOTARA Learn 13 – az új verzió megjelenése

Teljeskörű képzésszervezési funkcióinak és rugalmasságának köszönhetően a TOTARA Learn a világ egyik legnépszerűbb elearning és képzésmenedzsment rendszere.

Cikkünk írásakor az új, 13-as főverzió szinte még forró, hiszen az most gurult le a fejlesztők gyártósoráról, és vált elérhetővé a nagyközönség számára. A korábbi frissítési ciklusokkal ellentétben most a megszokott 1 év helyett közel 2 esztendőt kellett várnunk a TOTARA Learn 13 megjelenésére – ezzel együtt viszont

az új funkciók száma is közel kétszerese lett a korábbi frissítésekkel összehasonlítva.

A következőkben részletesen bemutatjuk a TOTARA 13 által hozott újdonságokat!

A TOTARA 13 újdonságai – új funkciók és lehetőségek

Az elearning és képzésmenedzsment rendszer fejlesztői – figyelembe véve az elmúlt évek felhasználói visszajelzéseit – több olyan területre is fókuszáltak az új frissítésben, amelyek egyrészről megkönnyítik az alkalmazás mindennapos használatát, másrészről teljesen új lehetőségekkel bővítik a rendszer.

TOTARA mobil alkalmazás: m-learning, azaz tanuljunk a telefonunkról!

Az m-learning, azaz mobil eszközökről való tanulás támogatása érdekében elkészült a natív (azaz App Store-ból, Google Playből stb. letölthető) TOTARA Mobile App, a TOTARA okostelefon alkalmazása. A program elérhető Android és iOS eszközökre egyaránt. A felhasználók egy brandesített, saját céges logójukkal ellátott kezdőlapon keresztül tudnak bejelentkezni saját TOTARA rendszerükbe.

A mobil alkalmazás offline, internet kapcsolat nélküli hozzáférést biztosít majd a kurzusokhoz, akár még az interaktív SCORM e-learning tananyagokhoz is.

Az okostelefonok bevonásával így még gördülékenyebben támogathatjuk felhasználóink önálló tanulását. A személyre szabott navigáció segítségével pedig a felhasználók könnyedén eligazodhatnak a kurzusaik, képzési programjaik, megújuló képzéseik között is.

Képzésmenedzsment a TOTARA 13-ban: blended learning, tantermi képzések szervezése

A “Helyszíni események” (angol verzió esetén: “seminar”) névre hallgató, jelenléti képzések lebonyolítására szolgáló modul is sok frissítésen, funkcionális fejlesztésen esett át az új verzió megjelenésével.

A TOTARA 13 új navigációs és riportolási lehetőségei tovább egyszerűsítik a rendszer használatát.

A jelenléti íveket már nem csak képzési eseményenként, hanem azon belül alkalmanként is rögzíthetjük. Mindezt akár pontszámok rögzítésével vagy anélkül, ezzel elkülönítve a jelenlétet az aktivitástól. Ugyanitt elérhetővé vált egy új, “nem tudott megjelenni” státusz is, mely az igazolt hiányzásokat hivatott adminisztrálni. A modul mostantól képes kezelni a több tantermen átívelő képzéseket is, továbbá a külső események tömeges feltöltésére is lehetőséget kínál az új verzió.

TOTARA 13 riportszerkesztő: az e-learning egyszerű nyomonkövetése

Az egyik legtöbbet használt és emiatt legtöbb továbbfejlesztési igénnyel rendelkező modul a TOTARA beépített riportszerkesztője. A 13-as verzióban ennek használata is sokat egyszerűsödött. Az egyedi riportok elkészítése most már egy grafikus felülettel indul a korábbi legördülő menü helyett, és a rendszer számos riport sablont is felajánl a gyorsabb elkészítés érdekében adminisztrátorok, oktatók és tanulók számára egyaránt.

A TOTARA 13 verzióban a riport források száma immáron 70 fölé emelkedett, melyek mostantól egy kereshető, szűrhető felületen keresztül választhatók ki.

A riportok összesítő felülete a régi felsorolás helyett immár csempés arculatot kapott. Az új verzióban az egyes riportok grafikai megjelenítése is új motort kapott, további diagramokkal kibővítve az eddigi repertoárt.

További finomhangolások: e-learning és offline képzések hatékony támogatása

A főbb újdonságok kiemelése mellett néhány szóban érdemes pár kisebb változást is áttekinteni. Ilyen például az új Open Badges 2.0 (kitűzők) integrációja, melynek használatával a játékosítás, gamification eszköztárával tovább növelhetjük a tanulói elköteleződést. A dinamikus globális csoportok feltételrendszere is további szűrési lehetőségekkel bővült, ami segíthet a még pontosabb kurzushozzárendelések kialakításában.

A felhasználói felület is számos helyen egyszerűsödött, letisztultabb navigáció segíti a tanulókat a tartalmak minél gyorsabb megtalálásában.

Az új “bérlői rendszer” segítségével pedig komplexebb szervezeti hierarchiák is felépíthetőek a rendszerben, sokkal szeparáltabb és biztonságosabb jogosultságkezeléssel kiegészítve.

A fentieken túl a rendszer természetesen számos apróbb ráncfelvarráson, sebességoptimalizáláson, biztonsági javításon is átesett, ezáltal még stabilabb és robosztusabb alkalmazást kínálva a szervezeteknek.

A TOTARA 13: Learn, Perform, Engage – egy helyen, ami a digitális szervezet HR folyamataihoz kell

Fontos megjegyezni, hogy a TOTARA 13 megjelenésével a fejlesztői csapat teljesen szétválasztotta a korábban a Learn-be integrált Perform eszköztárat. Ide a teljesítményértékelési funkciók tartoztak. A TOTARA Perform tehát mostantól teljesen külön termékként – együttes vásárlás esetén természetesen jelentős licenszkedvezménnyel – is előfizethető. Szintén a TOTARA termékcsaládjába tartozott korábban a Social nevű munkahelyi közösségi platform, mely a továbbiakban új néven, TOTARA Engage-ként erősíti a repertoárt.

A három megoldás, a Learn, a Perform és az Engage együttes használat esetén a felhasználóknak egységes, integrált rendszerként funkcionál,

mely a képzésmenedzsmenten túl a HR terület egyéb pilléreit is képes megszilárdítani és hatékonyabbá tenni.

A TOTARA magyarországi, arany fokozatú hivatalos partnereként nagyon vártuk az új verzió megjelenését. Összességében kijelenthetjük, hogy a TOTARA 13 az egyik legnagyobb jelentőségű frissítés az elmúlt 5 évben. A rengeteg új funkció valóban új szintre emelheti a rendszert használó szervezetek és cégek képzéseinek színvonalát!

Tetszenek a TOTARA 13 által hozott újdonságok? Ha további információkra lenne szükséged a TOTARA bevezetésével, vagy verziófrissítésével kapcsolatban, keress minket bizalommal!