Egy képzésszervező rendszer használata nem csak a köznevelési intézményekben szükséges, hanem egy cég életében is. A képzések szervezése pedig – a szervezet méretétől függően – óriási feladat lehet, hiszen számos kérdést figyelembe kell vennünk.
- Kiket kell képezni, továbbképezni?
- Mik a jártasságok, hiányosságok?
- Milyen képzés szükséges a hiányosságok pótlására?
- Milyen a képzésben résztvevő képzési előélete, milyen képzéseket végzett?
- Milyen eredménnyel?
- Ki hogy áll a képzéseivel?
Egy vállalatnak szükséges egy stratégia, hogy hatékonyan és célzottan tudja erősíteni az alkalmazottak soft és hard skill-jeit
– ez szükséges ahhoz, hogy fejlődjön a teljesítmény, és javuljon pl. a közhangulat. Sokan ülnek végig egy ügyfélszolgálat jellegű tréninget, miközben back officeban dolgoznak és soha nem is találkoznak az ügyfelekkel, mindezt csak azért, mert a cég egy mindenki számára kötelező tréninget szervezett.
A stratégiaalkotóknak a fenti kérdések közül csak az első hármat kell megválaszolnia. A második három már a képzésszervező rendszer feladata.
Mi az a képzésszervező rendszer?
A képzésszervező rendszerek olyan szoftverek, melyekkel egy képzés adminisztratív és operatív része is elvégezhető.
Képesnek kell lenniük bizonyos felhasználói létszám kezelésére, illetve szerepkörök és jogosultságok kiosztására.
Egy oktató általában szerkesztői és riportmegtekintői jogosultsággal rendelkezik, őt vagy a főnöke, vagy az IT vezető adhatja hozzá a rendszerhez a megfelelő szerepkörben. A képzésben résztvevők a kvázi felhasználók.
A (jó) képzésszervező rendszer lehetővé teszi:
- a képzésekre jelentkezést (űrlappal),
- a tanulást, a releváns felületek elérését,
- oktatási anyagok megtekintését és letöltését,
- a vizsgáztatást, értékelést, visszajelzést,
- és az eredmények közlését is (nyilatkozatok, oklevelek készítése és adminisztrálása),
- a képzések közötti viszonyok kezelését (egyik elvégzése előfeltétele a másik elérésének),
- továbbá riportál, statisztikákat készít az előrehaladásról és a teljesítésekről.
Egy képzésszervező rendszeren belül nyomon követhető tehát a tanulók (kollégák) tanulási folyamata.
Nagy előnyt jelenthet, ha a képzésszervező rendszer integrálható más szoftverekkel (pl. jelöltkezelők, ATS-ek, belső HR szoftver, iktatóprogramok), amelyből pl. munkakör, szervezeti egység és egyéb adatok elérhetők, így specifikálva bizonyos képzések tanulókhoz rendelését.
A programnak olyan funkciókat is el kell látnia, mint az
- automatikus értesítés, e-mail küldés,
- excel export,
- GY.I.K.-ek megválaszolása, elérhető helpdesk,
- multimédia-megosztás,
- programon belüli chat, levelezés,
- és persze: a GDPR-törvénynek való megfelelés.
Képzés és továbbképzés – nem csak pedagógusoknak
A képzésszervező rendszerek nem csak pedagógusoknak szólnak, bár vannak olyan kezdeményezések, mint a Komplex Alapprogram, amelyek csak az oktatási intézmények dolgozóit támogatják, igaz több fronton is: önfejlesztés, digitális érettség javítása, pedagógiai modellek elsajátítása.
Egy képzésszervező rendszer viszont akkor igazán hatékony, ha szinte bármilyen létszámú és struktúrájú szervezetre, illetve sokrétű továbbképzési célra alkalmazható:
az onboardingtól kezdve egészen a felsővezetők továbbképzéséig. A cikkünk elején felvázolt kérdések kezelése manapság már sokkal inkább HR-es, vagy képzésszervezői feladatkör, mintsem pedagógiai, így egészen más készségeket is igényel és más feladatköröket generál.
Egy oktatásszervező feladatai
Az ilyen rendszerek alapjait, használatuk metodikáit és a célokat legtöbbször egy oktatásszervező fekteti le. Feladatai közé tartozik, hogy
- mérje a kompetenciákat, és azonosítsa a gyengeségeket,
- részt vegyen stratégiaalkotásban, legalább döntéselőkészítő szintig,
- támogassa az adminisztrációt,
- elemezze és értelmezze a statisztikákat, ezeket is figyelembe véve megalkossa a következő lépéseket,
- fenntartsa a kapcsolatfelvétel lehetőségét a résztvevők és az oktatók számára, ha segítségre szorulnának,
- gyűjtse a visszajelzéseket, folyamatosan monitorozza a folyamatok és a rendszer hatékonyságát, javaslatot tegyen a továbbfejlesztésre.
A MOODLE, a TOTARA és a SKOLL
Mi a SKOLL-nál több képzésszervező rendszer használatát támogatjuk. A két kedvencünk a MOODLE és a TOTARA, melyek korszerű e-learning modullal rendelkeznek az oktatás lebonyolításához. A TOTARA ezen felül kifejezetten nagyvállalati szféra képzésszervezésének támogatására lett kialakítva, és annak érdekében bővítik folyamatosan újabb funkciókkal. Alkalmas a szervezeti struktúra teljes leképezésére a munkakörök, szervezeti egységek és vezető-beosztott kapcsolatok kezelésén keresztül. Ezen információkat az automatikus képzéskiosztásnál, illetve a vezető specifikus riportok generálásánál is hasznosítani tudja.
Nem csak digitális, de tantermi oktatások szervezésében is segít: eseményszintű eszköz-, időpont-, és helyszínkezelési funkcióik figyelik, hogy van-e ütközés két képzés vagy vizsgaidőpont között. Lehetséges a jelenléti ívek és várólisták kezelése is, továbbá az elégedettségmérés szervezése, akár anonim módon.
Megtetszett a MOODLE vagy a TOTARA? Vedd fel velünk a kapcsolatot!
Ha tetszett a poszt, kövesd a Facebook oldalunkat, hogy azonnal értesülj a képzések, e-learning és oktatás világával kapcsolatos hasonló cikkeinkről!
