Bár több mint 2 éve lépett hatályba a GDPR szabályozás, munkánk során még mindig találkozunk olyan szervezetekkel, akik napi szinten küzdenek a rendelet által támasztott követelményeknek való megfeleléssel. A személyes adatok kezelése e-learning- és képzésmenedzsment rendszereknél is kardinális kérdés, így a TOTARA Learn 12-es verziója újdonságainak áttekintése mellett nagy hangsúlyt fektetünk a GDPR funkciókra is.
A TOTARA fejlesztése
A TOTARA Learn e-learning- és képzésmenedzsment rendszer stabil működésének alapját többek között az biztosítja, hogy
az alkalmazást folyamatosan fejlesztik, havonta jelennek meg kisebb frissítések és hibajavítások, a nagyobb verzióváltások pedig éves ciklusokban érkeznek.
Jelen cikk írásakor a 12.23-es verzió az aktuális, de heteken belül számíthatunk a 13-as verzió publikálására, mely ismét számos újdonságot (többek között saját mobilalkalmazást!) is hoz a felhasználók számára. De ne szaladjunk ennyire előre, nézzük meg, hogy milyen új beállítási lehetőségekkel reagált a fejlesztő cég a GDPR hatályba lépésére!
A TOTARA Learn GDPR megfelelősége
A GDPR törvény 2018. május 25-i hatályba lépését már jó előre lehetett tudni, annak kitűzött időpontjára így az informatikai cégek, alkalmazásfejlesztők is fel tudtak készülni. Nem kivétel ez alól a TOTARA fejlesztője sem, akik már 2018. márciusában kiadták az akkori legfrissebb, 11-es főverziót, mely megfelelt a GDPR által támasztott követelményeknek – így az alkalmazás használóinak bőven maradt ideje a rendszerek frissítésére, megfelelő paraméterezések elvégzésére.
A következőkben összeszedtük, hogy pontosan milyen funkcionalitással gazdagodott a rendszer:
- Új adatkezelési nyilatkozat funkciók, amely segítségével biztosítható, hogy a felhasználók kizárólag az aktuális és friss nyilatkozatok mentén használják a rendszert. Továbbá a fejlesztéseknek köszönhetően a rendszer rögzíti, hogy mely felhasználó, mikor és milyen verzió szerinti nyilatkozatokhoz járult hozzá. Emellett a Totara számos paraméterezési lehetőséget nyújt még az adminisztrátorok számára (pl. az elfogadási szövegek pontos szövegezését, vagy akár párhuzamosan több nyilatkozat kezelését).
- Adat hozzáférés és exportálás funkció, amely lehetőséget biztosít az adminisztrátorok számára, hogy egy adott felhasználó minden adatát kinyerje a rendszerből, és előzetes áttekintést követően elérhetővé tegye az igénylő számára.
- Adat hordozhatóság: a rendszerben kialakíthatók olyan adatexportálási profilok is, amelyek közvetlenül a felhasználók számára nyújtanak automatikus adatletölthetőségi lehetőséget. Itt egyfelől jól átlátható adatokat kaphat kézhez a felhasználó, másfelől csökkenthetők az adminisztráció terhei.
- Az adattörlés funkció lehetőséget nyújt az adminisztrátorok számára, hogy több fajta törlési/tisztítási típust alkalmazzanak a rendszerben párhuzamosan. A különböző típusok egyedi beállításai szerint konfigurálható a teljes törlés, az anonimizálás vagy adatmegőrzés pontos időkorlátja, például jogszabályi kötelezettség esetén.
- Automatikus riportok és jelentések: a Totara 11 széles körben biztosít ütemezett jelentési funkcionalitást a szervezet különböző résztvevői számára, amelyekkel az adminisztráció nyomon is követhető és ellenőrizhető.
A TOTARA 12 újdonságai
A TOTARA Learn GDRP megfelelőségi funkcióinak összefoglalása után kanyarodjunk rá a 12-es főverzió újdonságaira. Ezeket három fő csokorba gyűjtöttük:
- Felhasználói élmény és navigáció
- Megjelenés, új design lehetőségek
- Funkcionális fejlesztések
Felhasználói élmény és navigáció
Az adminisztrátorok munkáját megkönnyítendő, az új verzióban újraírták a Portáladminisztráció menüjét, amely immáron könnyebben, a jobb felső sarokból érhető el, valamint minden rendszergazda testreszabhatja és saját igényeinek megfelelően alakíthatja a számára legfontosabb funkciók elérhetőségét.
Tanulói szemmel nézve az újdonságokat, elérhetővé vált egy teljesen új “kurzuskatalógus” funkció, amelyen keresztül a tanulók szabadon böngészhetnek a számukra elérhető kurzusok között. Ez az oldal egy modern,
csempés designt kapott, továbbá szűrési és rendezési lehetőségekkel is bővült a korábbi listás nézethez képest.
Az adminisztrátoroknak még arra is lehetősége van, hogy bizonyos kurzusokat kiemeljenek, ezzel is elősegítve a könnyebb elérhetőséget.
Megjelenés, új design lehetőségek
Már megszokhattuk a TOTARA-tól, hogy szinte az összes főverzió valamilyen változást, frissítést hoz a rendszer megjelenését illetően is. A fejlesztők folyamatosan követik az új webfejlesztési technológiákat, és ezeket igyekeznek minél gyorsabban implementálni a képzésmenedzsment rendszerbe is, hogy az
mindig gyors és reszponzív legyen, teljes kompatibilitást biztosítva a legfrissebb böngészőkkel.
Mindezt kiegészítették olyan új lehetőségekkel is, mint például a blokkok új elhelyezési lehetősége (korábban csak a böngésző jobb és bal oldalára lehetett ezeket elhelyezni, mostantól az oldal tetejére is aljára is rögzíthetünk blokkokat). Csökkentették továbbá a fejléc és a lábléc méretét is, hogy az alkalmazás kompaktabb és átláthatóbb megjelenést kapjon.
Funkcionális fejlesztések
A kisebb-nagyobb fejlesztések mindig szerves részét képezik a TOTARA Learn verziófrissítéseinek. A 12-es kiadás esetén ide sorolhatjuk például a helyszíni események funkció teljes újraírását, amelynek köszönhetően már több párhuzamos jelentkezés is kezelhető a meghirdetett képzésekhez. Szintén
hasznos újdonság a riportkészítő modul újrakalibrálása és bővítése, mely így sokkal gyorsabb teljesítményt nyújt, továbbá számos új adatforrással bővítették a riportkészítési lehetőségeket.
Érdemes még megemlíteni a TOTARA „HR Import” funkciójának további bővítését is – az alapok már a korábbi verziókban is elérhetőek voltak, mostantól viszont már a kompetenciák hierarchiáját is felépíthetjük és naprakészen tarthatjuk automatizált, a háttérben ütemezetten futó szinkron folyamatokon keresztül, valamilyen külső informatikai rendszer adatbázisához csatlakozva.
Összefoglalva elmondhatjuk, hogy a TOTARA fejlesztői közössége a 11-es verzió 2018. májusi publikálásával elsők között reagált a GDPR által támasztott követelményekre. Cikkünkben bemutattuk a GDPR mellett a 12-es verzió legfontosabb változásait is. Mi a TOTARA hivatalos magyarországi, arany fokozatú partnereként már kíváncsian várjuk a 13-as verzió újdonságait, melyről az elsők között fogunk beszámolni!
Felkeltettük az érdeklődésed? Olvasd el a TOTARA Learn e-learning és képzésmenedzsment rendszerről szóló részletes bemutatónkat! Ha pedig kérdésed merült fel a rendszer bevezetésével, verziófrissítésével kapcsolatban, keress minket bizalommal!
