Egyéb kategória

Az időbeosztás titka: a sürgős-fontos mátrix

Posted

Időbeosztás
Sharing is sexy!

Manapság egyre nehezebb a figyelem fenntartása, hiszen tanulás és munka közben is rengeteg inger ér minket. Egyes kutatások azt mutatták ki, hogy ma több információ ér minket egy nap alatt, mint a középkor lakosait egy év során. Emiatt még fontosabb lett a jó időbeosztás, amire több megoldás is van: ilyenek például a GTD módszer, vagy a sürgős-fontos mátrix. Cikkünkben ez utóbbival foglalkozunk.

A hatékony időbeosztás lényege

TED előadások, produktivitás tippek, coach-ok, LinkedIn posztok: gyakorlatilag mindenki, mindenhol azzal foglalkozik, hogyan tudna gyorsabban dolgozni, és a legtöbbet kihozni az idejéből. 

A hatékony időbeosztás viszont nem azt jelenti, hogy minél sietősebben végezzünk minden tennivalónkkal, hiszen az gyakran azzal jár, hogy hibákat vétünk. A hatékony időbeosztás lényege, hogy rendszerezetten, kevesebb munkával, kisebb hibaszázalékkal teljesítsünk, odafigyelve a stressz-szintünkre is. Tehát egy bizonyos időtávot szentelhetünk mindfulness gyakorlatokra, tervezett pihenésre is, ha az a későbbiekben jól hat ki a munkavégzésünkre. Bármilyen furcsa is: a helyes időgazdálkodás sokkal inkább eredményorientált, mintsem időorientált.

Mit az Eisenhower-mátrix?

Az Eisenhower-mátrix, más néven a sürgős-fontos mátrix az előttünk tornyosuló feladatok priorizálásában segít. Segít feltárni azt, hogy mely feladatok élveznek elsőbbséget, és melyek várhatnak.

A sürgős

  • Közeledő határidő
  • Váratlan, kritikus helyzetek
  • Gyors problémamegoldás szükséges

A fontos

  • Tervezés
  • Kapcsolatépítés
  • Fejlesztés, innováció

A nem sürgős

  • Bizonyos e-mailek
  • Nem határidős feladatok
  • Mindennapi tevékenységek

A nem fontos

  • Megszakítások, pótcselekvések

Ezek a fenti elemek pedig mátrixba sorolhatók:

  • Sürgős és fontos: vészhelyzet, tűzoltás, határidő vége. Stresszt okozhat.
  • Nem sürgős, de fontos: csapatépítő programok, új tudásmenedzsment-módszerek, innováció. Jövőképet ad.
  • Sürgős, de nem fontos: rövid-távon megoldható feladatok, meetingek, emailek. Veszély: mókuskerék, kiégés.
  • Nem fontos és nem is sürgős: pótcselekvések, időhúzó tevékenységek.
Fontos-sürgős mátrix

A sürgős-fontos mátrix alkalmazása a gyakorlatban

Érdemes azzal kezdeni, hogy egy papírra (whiteboardra, Asanába, Trelloba, stb.) felvezeted – vagy felvezetitek az előttetek álló tennivalókat.

  • Az tűnhet egyértelműnek, hogy mindig a sürgős és fontos dolgokkal kell foglalkozni: ezek viszont stresszhez, kiégéshez vezethetnek. Ezeket a feladatokat jó csapatban megoldani, delegálni, felosztani.
  • Mindig szakítsunk időt a fontos, de nem sürgős feladatokra is, hiszen ezek hosszú távon fejleszthetik a szervezetet, megnövelhetik az erőforrásokat és javíthatják a hatékonyságot.
  • A sürgős, nem fontos feladatok teszik ki időnk java részét: igyekezzünk ezeket redukálni, a meetingben eltöltött órákat inkább valódi munkavégzésre fordítani.
  • Ami pedig se nem sürgős, se nem fontos, azokat szintén minimalizáljuk, de nem szükséges teljesen leépíteni. Mindenkinek lehet rossz napja, amikor nem nyújt 100%-ot. Keressünk motivációs eszközöket ezek feloldásához!

Egyéb tippek az időpontok betartására

  • Kezdd a munkát tervezéssel: tűzz ki SMART célokat!
  • Találd meg a motivációd!
  • Kelj fel korábban!
  • Mondj nemet a nem sürgős, nem fontos dolgokra!
  • Legyél következetes!
  • Vezess naptárat, határidőnaplót!

 

A SKOLL-nál nem csak a tudás átadásra helyezzük a hangsúlyt, hanem annak hatékonyságára is, így fontosnak tartjuk, hogy segítséget adjunk a tanulóknak a megfelelő időbeosztás kialakításában. Így érhető el, hogy kellő energiát és időt tudjanak szánni a tanulásra.

Ha érdekelnek más cikkeink is, látogass el blogunkhoz, ha pedig kérdésed van, vedd fel velünk a kapcsolatot!

Ha tetszett a poszt, kövesd a Facebook oldalunkat, hogy azonnal értesülj a képzések, e-learning és oktatás világával kapcsolatos hasonló cikkeinkről!

    Tetszett a cikk? Szeretnél a témában ingyenesen tovább tanulni?

    Akkor iratkozz fel, és küldünk egy e-mailt, ha díjmentes, online kurzust indítunk!

    0% spam, 100% online oktatás.

    A feliratkozással elfogadod az adatkezelési tájékoztatót.

    SKOLL

    A SKOLL az egyik legnagyobb, kifejezetten online oktatással, e-learning rendszerekkel, digitális tananyagokkal foglalkozó hazai vállalkozás. Csapatunkat pedagógusok, forgatókönyvírók, grafikusok, videós stáb, programozók és tananyagfejlesztők egyaránt erősítik. Több mint 10 éves tapasztalattal teljesen lefedjük az e-learning komplex értékláncát.

    SKOLL Learning Technologies Kft.

    Sharing is sexy!