Manapság egyre nehezebb a figyelem fenntartása, hiszen tanulás és munka közben is rengeteg inger ér minket. Egyes kutatások azt mutatták ki, hogy ma több információ ér minket egy nap alatt, mint a középkor lakosait egy év során. Emiatt még fontosabb lett a jó időbeosztás, amire több megoldás is van: ilyenek például a GTD módszer, vagy a sürgős-fontos mátrix. Cikkünkben ez utóbbival foglalkozunk.
A hatékony időbeosztás lényege
TED előadások, produktivitás tippek, coach-ok, LinkedIn posztok: gyakorlatilag mindenki, mindenhol azzal foglalkozik, hogyan tudna gyorsabban dolgozni, és a legtöbbet kihozni az idejéből.
A hatékony időbeosztás viszont nem azt jelenti, hogy minél sietősebben végezzünk minden tennivalónkkal, hiszen az gyakran azzal jár, hogy hibákat vétünk. A hatékony időbeosztás lényege, hogy rendszerezetten, kevesebb munkával, kisebb hibaszázalékkal teljesítsünk, odafigyelve a stressz-szintünkre is. Tehát egy bizonyos időtávot szentelhetünk mindfulness gyakorlatokra, tervezett pihenésre is, ha az a későbbiekben jól hat ki a munkavégzésünkre. Bármilyen furcsa is: a helyes időgazdálkodás sokkal inkább eredményorientált, mintsem időorientált.
Mit az Eisenhower-mátrix?
Az Eisenhower-mátrix, más néven a sürgős-fontos mátrix az előttünk tornyosuló feladatok priorizálásában segít. Segít feltárni azt, hogy mely feladatok élveznek elsőbbséget, és melyek várhatnak.
A sürgős
- Közeledő határidő
- Váratlan, kritikus helyzetek
- Gyors problémamegoldás szükséges
A fontos
- Tervezés
- Kapcsolatépítés
- Fejlesztés, innováció
A nem sürgős
- Bizonyos e-mailek
- Nem határidős feladatok
- Mindennapi tevékenységek
A nem fontos
- Megszakítások, pótcselekvések
Ezek a fenti elemek pedig mátrixba sorolhatók:
- Sürgős és fontos: vészhelyzet, tűzoltás, határidő vége. Stresszt okozhat.
- Nem sürgős, de fontos: csapatépítő programok, új tudásmenedzsment-módszerek, innováció. Jövőképet ad.
- Sürgős, de nem fontos: rövid-távon megoldható feladatok, meetingek, emailek. Veszély: mókuskerék, kiégés.
- Nem fontos és nem is sürgős: pótcselekvések, időhúzó tevékenységek.

A sürgős-fontos mátrix alkalmazása a gyakorlatban
Érdemes azzal kezdeni, hogy egy papírra (whiteboardra, Asanába, Trelloba, stb.) felvezeted – vagy felvezetitek az előttetek álló tennivalókat.
- Az tűnhet egyértelműnek, hogy mindig a sürgős és fontos dolgokkal kell foglalkozni: ezek viszont stresszhez, kiégéshez vezethetnek. Ezeket a feladatokat jó csapatban megoldani, delegálni, felosztani.
- Mindig szakítsunk időt a fontos, de nem sürgős feladatokra is, hiszen ezek hosszú távon fejleszthetik a szervezetet, megnövelhetik az erőforrásokat és javíthatják a hatékonyságot.
- A sürgős, nem fontos feladatok teszik ki időnk java részét: igyekezzünk ezeket redukálni, a meetingben eltöltött órákat inkább valódi munkavégzésre fordítani.
- Ami pedig se nem sürgős, se nem fontos, azokat szintén minimalizáljuk, de nem szükséges teljesen leépíteni. Mindenkinek lehet rossz napja, amikor nem nyújt 100%-ot. Keressünk motivációs eszközöket ezek feloldásához!
Egyéb tippek az időpontok betartására
- Kezdd a munkát tervezéssel: tűzz ki SMART célokat!
- Találd meg a motivációd!
- Kelj fel korábban!
- Mondj nemet a nem sürgős, nem fontos dolgokra!
- Legyél következetes!
- Vezess naptárat, határidőnaplót!
A SKOLL-nál nem csak a tudás átadásra helyezzük a hangsúlyt, hanem annak hatékonyságára is, így fontosnak tartjuk, hogy segítséget adjunk a tanulóknak a megfelelő időbeosztás kialakításában. Így érhető el, hogy kellő energiát és időt tudjanak szánni a tanulásra.
Ha érdekelnek más cikkeink is, látogass el blogunkhoz, ha pedig kérdésed van, vedd fel velünk a kapcsolatot!
Ha tetszett a poszt, kövesd a Facebook oldalunkat, hogy azonnal értesülj a képzések, e-learning és oktatás világával kapcsolatos hasonló cikkeinkről!
